In veel gevallen heeft de manager van de debiteurenbeheerder al een strategie bepaald. Dus welke debiteur krijgt wanneer een herinneringsbrief en tot wanneer mag de debiteur nog geleverd worden. Dit kan hij/zij manueel bepalen of via een instelling in een gekozen Credit Management tool. Als we het hebben over Debiteurenbeheer, Is de debiteurenbeheerder veelal uitvoerend met een debiteurenportefeuille bezig. Een lijst met debiteuren die door de debiteurenbeheerder gebeld of gemaand moeten worden.
Bij Credit Management kijken we naar het gehele proces: vanaf dat iemand klant wil worden totdat het geld betaald/ afgeschreven is. In dit proces kunnen verschillende mensen verantwoordelijk zijn. Maar Credit Management kijkt wel in alle onderdelen mee of de inrichting bijdraagt het minimaliseren van financieel risico.
Een debiteurenbeheerder krijgt veelal een lijst met klanten die, die dag of die week benaderd moeten worden voor betaling. Een debiteurenbeheerder antwoord ook de meest voorkomende vragen van de debiteur. Hij/zij lost mede de disputen op en zorgt dat betalingen die binnen zijn gekomen op de bank, juist geboekt worden op de debiteurenkaart.
De Credit Controller doet dit ook allemaal. Maar daarnaast kijkt hij/zij ook naar trends van de debiteur. (Bijvoorbeeld: Betaald hij slechter dan ene jaar geleden en moet de aanmanings-cyclus worden aangepast?) De Credit Controller kan ook als SPOC (single Point of contact) dienen voor het deurwaarderskantoor. Of als er overleg nodig is met sales over een debiteur, doet veelal de Credit Controller dit ook.
De debiteurenbeheerder zorgt ervoor dat alle acties die ingericht zijn voor de debiteurenportefeuille tijdig gedaan worden. Dus alle brieven worden op tijd verzonden. Alle telefoontjes worden gedaan op het moment dat het gepland staat. Hij/Zij weet wie er teruggebeld moet worden als de debiteur niet aanwezig was. Alle mails worden binnen de afgesproken TAT (Turn Arround Time) beantwoord.
Als debiteurenbeheerder zorg je niet enkel voor het tijdig innen van de openstaande bedragen maar hij/zij heeft ook een commerciële rol. Hoe sneller de debiteur geholpen wordt, hoe groter de kans dat de debiteur klant blijft.
Betaaltermijnen zijn een onderdeel van de (juridische) overeenkomst. De overeenkomst wordt afgesloten met de afdeling Sales (of de directeur in kleinere organisaties). Daarom zien we betaaltermijnen als een commercieel onderdeel van de contractbespreking. In Europa is 30 dagen betaaltermijn gebruikelijk. Dat kan aangehouden worden omdat de klant het gewend de facturen rond 30 dagen na factuurdatum te voldoen.
Maar in de overeenkomst kan ook anders besloten worden. Er zijn branches waarin het gebruikelijk is om een betaaltermijn van 60 dagen te hebben. Over waar in delen betaald wordt. Maar het kan ook zijn dat een commercieel interessante klant een langer betaaltermijn krijgt.
Ook kunnen we verschil maken in segmentatie. We zien ook steeds vaker dat ‘kleine’ klanten (klanten met een relatief lage omzet voor de organisatie) een betaaltermijn van 15 dagen krijgt. En risicoklanten vooruit moeten betalen.
Afhankelijk van hoe streng je zou willen zijn, kunnen verschillende cycli opgezet worden.
Als een klant bijvoorbeeld al 60 dagen betaaltermijn heeft gehad en het is de klant niet gelukt om te betalen, zou een advies zijn om snel de eerste herinnering te verzenden.
Wij adviseren om een rekeningoverzicht te sturen voordat de oudste factuur vervallen is. Een mooie gelegenheid voor de klant om te controleren of alle facturen en bedragen in het systeem van de klant staan en of er een dispuut op rust. Voorkeur is namelijk om de disputen voor de vervaldatum opgelost te hebben zodat de klant nog steeds tijdig kan betalen.
De herinneringsbrieven kunnen na vervaldatum ingeregeld worden. Hou bij de volgende brief rekening dat de klant wel de kans gehad moet hebben om te kunnen betalen en dat de bankverwerking tijd nodig heeft. Heeft de organisatie zelf achterstand in het verwerken van de berichten en betalingen, zouden we niet adviseren de brieven kort na elkaar te versturen. Elke brief-actie geeft ook inkomende acties die de Debiteurenbeheer moet verwerken.
DSO (Days Sales Outstanding) is een meetinstrument gebruikt binnen Credit Management. Het geeft aan hoe lang het gemiddeld duurt voordat een bedrijf een factuur betaald krijgt, nadat de dienst of product geleverd is. Belangrijk om te weten want het DSO is namelijk van grote invloed op de cashflow en gezondheid van een onderneming.
Een goed DSO is wanneer deze rond of onder de gemiddelde betaaltermijn is.
Als we weten hoe snel het geld op de rekening komt, kunnen we ook meten hoe de organisatie met zijn uitgave en investeringen om kan gaan.
Er bestaan verschillende methoden om de DSO te berekenen.
Het is niet erg welke methoden je kiest, als je deze maar consequent doorvoert. Ook hiervoor telt dat we de trend willen volgen.
Standaard methode:
Debiteurensaldo einde maand
-------------------------------------------- x 30 = Gemiddelde betaaltermijn in dagen
Maandomzet
Snellere manier:
Debiteurensaldo
-------------------------------------------- x 30 = Gemiddelde betaaltermijn in dagen
Jaaromzet / 12
Segmentatie van de klanten portefeuille kan verschillende doelen hebben;
- Elk segment krijgt zijn eigen aanmaningscycli
- Elk segment krijgt zijn eigen orderblock proces
- Elk segment heeft andere betaalmethoden
Maar het overkoepelende doel is om elke klant precies die aandacht te geven die het openstaand bedrag nodig heeft.
Bij segmentatie kijkt men naar de verhouding openstaand bedrag vs. commerciële klanten vs. bezetting debiteurenafdeling.
Er kan een wens zijn om alle 8000 klanten elke week gebeld te hebben maar als daar personeel niet naar is, is het geen realistische wens.
Er kan een wens zijn om elke debiteur gebeld te hebben maar een telefoongesprek voor een openstaand bedrag van 20 EUR hoeft niet sneller te gaan dan een telefoongesprek voor een bedrag van 500.000 EUR. Dus waar gaat de aandacht naartoe.
Door de bankgenomen is Pareto (20/80 regel) een goed uitganspunt.
20% kan het topsegment zijn. De andere 80% kan verdeeld worden over:
- Klanten met een betaalplan/ betaaltoezegging
- Klanten die ter incasso liggen
- Klanten met een gemiddeld omzet
- Klanten met een lage omzet
Een dispuut is een geldige reden om niet te hoeven betalen. Dat klinkt misschien als een flauw antwoord. Maar 70% van de disputen die ik ben tegengekomen hebben geen geldige reden. Debiteurenbeheerders laten zich snel van de wijs brengen en geven deze code aan de factuur.
Een geldige reden is een reden die ook de rechter als geldig beschouwd.
Bijvoorbeeld: factuur en overeenkomst komen niet overeen.
Een dispuut wordt vaak opgelost door een credit nota aan te maken voor de debet nota of een deel van de debet nota.
Een credit nota krijg vaak zijn eigen betaaltermijn mee.
Als een klant een aantal facturen per keer betaald, neemt die vaak de credit nota al mee. De incorrect debet nota kan dan nog wat langer open blijven staan. Het is zaak voor de debiteurenbeheerder om dit juist te communiceren met de klant. De debet nota dient in zo’n geval volledig voldaan te worden.
Als de credit nota gemaakt is, kan de debiteurenbeheerder ook met de klant afstemmen dat zowel hij/zij deze twee facturen zullen afletteren (tegen elkaar wegstrepen) als de klant.
Zo blijft de administratie aan beide kanten gelijk.